Biz.IDでもとくしゅうをかさねてきたかいがいのしごとじゅつ、「GTD」をこうあんしたデビッド・アレンさんがらいにちした。GTDをこうかてきにじっせんするにはどうしたらいいか、きをつけるべきところはどこか、などをちょくせつうかがった。
【たのがぞう】●GTDはしゅうかんじゅつ──アレンさんのじっせんほうは？
「GTDはしゅんじになにかをかいけつするようなせいひん、もしくはサービスというわけではありません。GTDはひとびとがもっとしつのたかいせいかつをおくるためのしゅうかんじゅつなのです」。ストレスフリーのしごとじゅつとしてしられるGTDをあみだしたデビッド・アレンさんはそうかたる。
GTDとはかれのちょしょ、“GettingThingsDone”のかしらもじをとったもの。げんざいでは30カコクごにほんやくされ、せかいじゅうのビジネスパーソンによまれている。「いまでもせかいじゅうのひとからメールをもらいます。しごとにたいするストレスがへり、じぶんのスキなことにもっとじかんをつかえるようになりました、ときくとやはりうれしいですね」
GTDをじっせんできるようになると、じぶんがもとめているけっかがめいかくになり、いまとるべきこうどうがはっきりしてくる。「あれもこれもやらなくちゃ」といったこんらんしたじょうたいからかいほうされ、いますべきことにしゅうちゅうできるようになる。もしくはいますべきではないことをはなっておいてもだいじょうぶ、というあんしんかんをえられるようになる。
このしゅほうをこうあんしたデビッドさんじしんは、どのようにGTDをじっせんしているのだろうか。GTDをじっせんしているとうかんでくるさまざまなぎもんをちょくせつ、かれにぶつけてみた。
●GTDをマスターしたじょうたいとは？
GTDをじっせんしているとたしかにしごとにたいするストレスはけいげんされる。しかし、「これでいいのかな」「もっとうまいやりかたはないのかな」というぎもんもわいてくる。かんぜんにGTDをじっせんできているじょうたいとはどういったものだろうか。
「GTDをマスターしているじょうたいとは、(1)あたまのなかにざつねんがなく、いまやるべきことだけにしゅうちゅうしているじょうたいか、(2)ざつねんがあったとしてもそれをとりのぞくほうほうをしっているじょうたいです」。デビッドさんはGTDをマスターしたじょうたいをそうていぎしている。
ここでのキーワードは2つある。1つは「ざつねんをとりのぞくこと」、もう1つは「しゅうちゅうすること」だ。
あたまのなかにやるべきことをかかえていると、つぎつぎとしんぱいごとがわいてくる。あたまは、よくわすれてよくおもいだすからだ。だからきになることはおもいついたしゅんかんにかみやWebなどのしんらいできるシステムにかきださなくてはならない。そうすることによってざつねんをあたまのなかからとりのぞくことができる。
そしてこの「ざつねんをとりのぞく」ためのしゅほうにはGTDの5つのステップがこうかてきだ。しゅうしゅう、しょり、せいり、レビュー、じっこうというプロセスをへることにより、あたまのなかがすっきりしてくる。そしてじぶんがやるべきことをいつでもはあくしているじょうたいをつくりだすことができる。
また「しゅうちゅうする」ためには、デビッドさんがていしょうする「ホライズンモデル」がこうかてきだ。これはそれぞれのタスクについて「じんせいのもくてき」「ちょうきてきもくひょう」「ちゅう〜たんきてきもくひょう」「せきにん」「プロジェクト」「つぎにとるべきアクション」の6だんかいでせいりするさぎょうだ。そうすることで「そもそもなぜこれをやっているのか」というもくてきとめのまえのさぎょうをむすびつけることができる。そしていみがあるさぎょうをしているというじっかんをもつことで、よりしゅうちゅうすることができるようになる。
「これらができるようになるとしごとのストレスがへり、やるべきことをさいしょうげんのじかんでかたづけることができるようになります。そしてあまったじかんでほんとうにやりたかったことをすることができるようになるのです。ひとによってははやくかえってかぞくとじかんをすごすことかもしれませんし、またべつのひとにとってはむかしからやりたかったことにちゃくしゅできるようになることかもしれません」
●GTDをそしきでじっせんするほうほう
おおかれすくなかれ、しごととはそしきでおこなうものである。そうなると、じぶんがGTDをじっせんしているばあい、GTDをじっせんしていないひとにイライラしてくるようになる。ほかのひとにもGTDをすすめ、じっせんしてもらうことができれば、もっとこうかてきにしごとができるはずである。GTDをほかのひとにじっせんしてもらうためのほうほうをデビッドさんにきいた。
「いいしつもんです。しょうじきにいうとさいぜんのほうほうはまだみつかっていません。ただ、いくつかのほうほうはあります。まずGTDはじっさいのところ、うまくいくやりかたをひきだすためのいちれんのしつもんだとりかいしてもらうひつようがあります」
たとえばGTDでおこなう「しゅうしゅう」というプロセスは「あなたがあたまのなかにかかえているやりかけのしごとはなにか？」というしつもんにこたえるさぎょうである。そしきでGTDをじっせんするこうかてきなほうほうの1つは、こうしたしつもんをGTDのプロセスにそっていっていくことであるという。
「このミーティングでやるべきことはなにですか？」「つぎにおこなうアクションはなにか？」「どのようにレビューをしていくべきか？」
こうしたしつもんをつづけていくことにより、しぜんとチームがGTDをじっせんできるようになる。
GTDのほんをよんでください──ではなかなかひとはうごかない。GTDのげんりげんそくをりかいし、そのかんがえかたをしつもんによってひろめていくことがだいじだという。「GTDのげんりげんそくはこじんにもそしきにもおなじようにあてはまります。ただ、そしきのばあいにきをつけることが1つあります。それはだれがタスクをしょゆうするかをはっきりさせなくてはならない、というてんです」
そしきでGTDをじっせんするばあい、だれがどのこうどうをたんとうするのかをいしきさせるひつようがある。そのくふうさえわすれなければ、GTDをそしきでじっせんしていくこともかのうだという。
「あるクライアントに『GTDマーク』をつくったらどうか、といわれたことがあります。このきぎょうではGTDをじっせんしています、とにんかするマークをひろめれば、GTDをじっせんしているひとがGTDをじっせんしないひとにイライラすることがなくなりますからね（えみ）」
●しゅうじレビューをつづけるほうほう
GTDではしゅうじレビューをつづけることがひつようである。そうしないと、いちどあたまのなかから「やりかけのしごと」をとりのぞいたとしてもまたつぎつぎとあらわれる「やるべきこと」であたまのなかがいちはいになり、ストレスがたまっていくからだ。ただ、このしゅうじレビューをつづけるのがむずかしいひともいる。デビッドさんはどのようにしてレビューをつづけているのだろうか。
「しゅうじレビューはあるいみ、はみがきとおなじです。はをみがいていないときぶんがわるくなりますよね。だからひとは1にちにすうかいはみがきをしてすっきりします。しゅうじレビューもいっしょです。しゅうじレビューをしていないじょうたい、つまりあたまのなかに『やりかけのしごと』がたまっているじょうたいをきぶんがわるい、といしきすることからはじめてください」
じんははをみがけばすっきりすることをしっている。しかししごとでかかえているストレスをすっきりさせるほうほうをしらないひとがおおい。しゅうじレビューをじっせんすることでいつでもしごとのストレスをとりのぞくことができる、とりかいすることがだいじなのだ。
「またべつのほうほうとしては、GTDをじっせんしているひとたちのちかくにいることがあげられます。GTDをじっせんしているかどうかはじっせんしているひとにはいちもくりょうぜん（りょうぜん）です。そうしたひとびととせっすることでじぶんもGTDをじっせんしつづけることができるようになります。ただ、そうしたひとがちかくにいないひともおおいでしょう。そのばあいは、わたしのほんやブログ（GTDTimes.com）をよむことでGTDをつねにいしきするといいでしょう。わたしのオーディオCDをきいていしきをたかめているひともおおいですね」
●きんきゅうのしごとにどうたいしょするか？
しごとをしているときんきゅうのしごとがふってくることもある。そうしたきんきゅうのしごとにたいしょするためにGTDはつかえるのだろうか。「さいしょにいっておくと、きんきゅうのしごとがふってくることをふせぐことはできません。ただ、そうしたしごとがふってきたときにGTDをじっせんしているかどうかでおおきなちがいがでてきます」
GTDをじっせんしているじょうたいとは、さきにものべたとおり、あたまのなかにざつねんがないじょうたい、またはざつねんがあったとしてもそのざつねんをとりのぞくほうほうをしっているじょうたいである。そうしたじょうたいならきんきゅうじたいがふってきたとしても、いまやっていることをあたまのそとにいったんおいだし、きんきゅうのしごとにおちついてたいしょすることができる。
ぎゃくにGTDをじっせんしていないばあい、つねにやるべきことであたまのなかがいちはいなので、きんきゅうのしごとにちょくめんするとふひつようなストレスがぐっとたかまることになる。「すぐにやらなくちゃいけないことがあるのに、『あれもこれもやらなくちゃ』とかんじていてはおちついてたいしょできないですよね」とデビッドさん。
●リストがながくなりすぎる？
GTDをじっせんしているとリストをいくつかかんりすることになるが、このリストにタスクがおおくなってくることがストレスになるひともいる。デビッドさんじしん、「こんなにたくさんのタスクがある……」ときぶんがめいってしまうことはないのだろうか。
「まずりかいしなくてはいけないのは『やるべきことはけっしてなくならない』ということです。GTDはじっせんしたからといってそれらがすべてかたづくわけではありません。GTDをじっせんするいみは、それらをかんぺきにはあくし、いまやらなくていいことをはっきりさせることです」
デビッドさんじしんは、たくさんのこうもくがならんだリストをみるとつぎのようにかんじるという。「あァ、これだけやりたいことがある。でもそれらはすべてここにかいてあるからあんしんしてきょうはねよう！」
●デビッドさんはどういったツールをつかっているのか？
GTDはうまくいくかんがえかたであり、ツールはどんなものをつかってもかまわない。そのひとじしんのライフスタイルにあったものをつかえばいい。ただ、ほかのひとがどうツールをつかっているかをきくことでさんこうになることもあるだろう。デビッドさんじしんはどういったツールをつかっているのだろうか。
「かいしゃでつかっているのはLotusNotesです。ここにやるべきことのデータベースがすうじゅうこかんりされています。それらをPalmのTreoとどうきさせて、いつでもレビューできるたいせいをつくっています。またアナログツールとしては、つくえのうえのしょるいトレーに『よむべきしょるい』をかんりし、ひびのタスクはTicklerFile（1つき〜12つき、1にち〜31にちをかんりする43のフォルダ）でもかんりしています。」
またこうしてToDoをかんりするのとはべつにMindManagerというマインドマップのツールもつかっている。1ねんまえまではマインドマップはひつようなかったが、やるべきしごとがふえ、ぜんたいをみわたすひつようがでてきたのでどうにゅうをきめたという。MindManagerは、LotusNotesとれんけいできるきのうがきにいっている。なにかいしけっていをするときはこのマインドマップをみなおすようにしているという。
からてをならっていたデビッドさんは、あたまのなかになにもないじょうたいこそがもっともしゅうちゅうできるじょうたいだとりかいしていた。どうしたらあたまのなかならざつねんをとりのぞくことができるか、それをつきつめてかんがえつづけたけっかがGTDのプロセスになっているという。
「GTDはわたしがいきついたもっともシンプルなしゅほうです。わたしはあまりにもなまけものなので、シンプルなやりかたじゃないとつづかないのです。もっとシンプルなやりかたがないかずっとさがしてきましたが、まだみつけることができていません。もしあなたがもっとシンプルなやりかたをみつけたらぜひおしえてください」
【かんれんキーワード】
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